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2017/07/04新さっぽろ校
【シリーズ:就活⑧】最低限必要なパソコンスキルは?

皆さんこんにちは。新さっぽろ校の三浦です。
職業訓練で行っている就職支援講座の内容をそのままご紹介する「シリーズ:就活」も8回目になりました。今回は職務経歴書について取り上げよう……と思いましたが、ここしばらく応募書類の話ばかりで飽きてきたので、ちょっと趣向を変えてみます。

題して「パソコンのスキルってどれだけあれば良いの?」です。

よく、求人票で「ワードできる人」って書かれているけど、結局どのくらいできれば良いのか?という話ですよね。身もフタもない言い方をすれば「その会社次第」なのですが、それだと答えとして適当過ぎるので、完全に三浦の主観でスキルの目安をお伝えしていこうかと思います。

以前にも他の講師がそんな記事を書いていたような気もしますが、よろしくお付き合いください。

 

パソコンの基本操作チェック

ということで、簡単なチェック表を用意してみました。「できる・自信がない・できない」とチェックするとして、皆さんはどのくらい自信を持って「できる」と言えるでしょうか?

20170706基本操作チェック1.png

事務・営業系の仕事に限らず、どの仕事でも上記の項目は全てできるようにした方が良いです。唯一、文字入力のスピードだけは多少遅くても構いませんが、速いに越したことはありません。
最近はトラックの運転手が業務日報をメールで送ったり、ヘルパーさんが利用者の記録を端末に入力したりするので、パソコンを使う頻度が少ない仕事でも文字入力やメールの送受信くらいはできるようにした方が安全です。

 

入力速度の目安は?

取りあえず問題なく仕事がこなせるだろう、という入力速度はこのくらいかと思います。「文字数」は何か適当な見本を見ながら10分間で入力した文字数になります。

20170705入力目安2.png

なお、200文字や350文字がどのくらいの分量か想像つかない方はこの記事の冒頭文章を参考にしてください。【皆さんこんにちは】から【よろしくお付き合いください。】までで337文字で、【題して】から【よろしくお付き合いください。】までで201文字になります。

 

 

ファイルにアクセスする技術は必須

パソコンを頻繁に使う仕事で必須になるのが「ファイルにアクセスする技術」です。ちょっとした説明で社内のサーバや自分のパソコンの中から自分の仕事に使う資料を呼び出せるかという話で、これができないとWordやExcelを使えたところであんまり意味を持ちません。なぜなら、WordやExcelを使う前に自分の仕事の準備を自分でできないということですからそれは困ります。

 

例えば。
実物の本棚が目の前にあるとして「売上報告の資料はどこにありますか?」と訊いたとします。
自分で資料を探せる方なら「あそこの本棚にありますよ」で話が済むところ、自分で探せない方の場合は「この本棚の中の上から2番目の棚の左から23番目にあります」と、そのたびに仕事の手を止めて指さしで案内しなければならないという状態です。

「パソコンの基本操作ができる人」という場合、マウスとキーボードが使えればいいよと考えている会社もありますが、自分で資料を呼び出すところまでを求めている会社の方が多いです。特に、事務や営業などのオフィス働きの仕事を考えている方は、ファイルやフォルダ・保存の仕組みはしっかりと理解しておく必要があります。

 

 

ワード、エクセルできる人って?

基本操作ができたところでワードです。
シンプルに文字と表が入った案内文書が作れればOKな場合もありますが、事務を希望するなら写真を挿入して配置するくらいまではできた方が良いです。

求められるスキルレベルは、応募する会社がどんな取引先を抱えているかによって少し変わってきます。
役所や法人客を中心に相手する会社(土木・建設・設計など)の場合はシンプルな「資料」が作れれば良いのですが、個人客を相手にする会社(販売店・介護施設など)の場合は、デザイン性のある「チラシやパンフレット」も作れた方が良いです。

ちなみにWordで写真や図形を扱える方は、あと5~10時間学習すればプレゼンテーションソフトのPowerPointも使えるようになれます。

 

【見本1:シンプルな案内文書】

20170705文書サンプル1.png

【見本2:写真を挿入した資料】

20170705文書サンプル2.png

【見本3:チラシやリーフレット】

20170705文書サンプル3.png

 

続いてエクセルです。
たいていの会社では既に管理表などのフォーマットがあるので、意外と入力さえできれば大丈夫な場合もあるのですが、事務職で「エクセルできる人」と募集しといて入力作業だけということはまずありません。こちらもスキルチェック表を用意したのでチェックしてみましょう。

 

スキルの大まかな目安としては3段階になります。
まずは基礎レベル。私が「エクセルできる人」という言葉を聞いた時に最低限期待するレベルです。

20170706Excelチェック4.png

 

次に中級レベル。基礎に対して中級という単語は比較級の使い方として変ですが、とにかく仕事でほとんど困らなくなります。ちなみに、派遣会社で事務系の仕事を探そうとした時、ピボットテーブルまで使えるようにしておくと積極的に案件紹介してもらえるようになります。

20170706Excelチェック2.png

 

最後におまけです。

20170706Excelチェック3.png

ここまで来ると怖いものなしですが、とりあえず基礎レベルができれば仕事場で何もできず立ち尽くすようなことにはならないと思います。

以前にも別な記事で書きましたが、IF関数がしっかり理解できるレベルであれば、入った会社で上のレベルの知識や操作を求められても勉強しながら仕事をこなしていけると思います。また、IF関数ができるレベルなら教える側も説明しやすいので、同僚や先輩からのフォローが得られやすいです。

 

 

職場で邪険にされないためには

と。あれこれ書いてみましたが、できないことや分からんことがあるのは仕方がないことです。相田みつをじゃありませんが、そこは人間ですからね。まともな会社なら、少しくらい操作や知識がおぼつかなくても最初から邪険にされるということはないので、その都度しっかりおさらいをすれば大丈夫です。

要は他人から見て「仕事を覚えるための努力や工夫」をしているかどうかの話で、

  • メモを取る
  • メモを見返す
  • 付箋をする
  • 調べなおす
  • 小まめにメモを整理する
  • 自分用の虎の巻を作る
  • 空いた時間でおさらいする

といった、どんな仕事でも当たり前に求められることを疎かにしないことです。あくまでも仕事場ですからね。最初は親切に教えてくれていた職場の人も、あまりに進歩が見られないと邪険になってきてしまいます。

 

 

トラブルの説明はできるように

もう一つ覚えておいた方が良いポイントは「分からないことやトラブルが起きた時の訊ね方」です。
例えばこういう訊ね方は好まれません。

「何かよくわかんないんだけど急に画面が切り替わって、文字が打てなくなったから画面消したんだけど、あれって何が良くなかったんですか?」

こういう訊ね方だとトラブル時の状況が掴めないので細々と訊き返すことになります。

  • 何をしようと思って(目的)
  • 実際にどんな操作をして(実行内容)
  • どんな状態になったのか(結果)

実際にトラブルが起きた時の画面を見ているわけではないので、パソコンが得意な方でもこの3つが分からないと質問に答えようがありません。最悪、自分がどんな操作をしたのかは分からなくても大丈夫ですが、少しでも相手が状況を把握しやすいように伝えてあげた方がスムーズに話が進みます。

 

そのためには基本的な操作の仕方やIT用語が分からないといけません。最低限、自分が困った時に状況を説明できるようになっておかないと自分が困る羽目になります。分からない言葉が出てきたら常に調べる癖をつけておいた方が良いです。

 

 

パソコンのスキルはあくまでも「道具を使うための技術的なスキル」で「社会人としてのスキル」があって意味が出てくるものです。私としては「社会人」という言葉があまり好きではないのですが、だからと言って荒野の世捨て人にはなれず、会社に勤めて他人と関わる以上は必要なものなんですよね。

そういった部分をおざなりにしなければ、少しくらい知識が不足していても心配しなくて大丈夫です。「少し」以上の知識不足だと思った時は……。ぜひ当社のスクールに来てくださいね!

 

それでは、今回も長々お付き合いありがとうございました!
また次回もお付き合いください。

 

新さっぽろ校:三浦






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